O doświadczeniach związanych z negocjowaniem warunków szkoleń rozmawiamy z Klaudią Komorowską, Kupcem z Działu Zakupów.
Zaangażowanie wielu działów
Zadaniem Działu Zakupów w procesie przygotowania Carlsberg Polska do realizacji szkoleń w ramach EFSu było koordynowanie przetargów na hotele i ośrodki konferencyjne, negocjacje z firmami szkoleniowych oraz firmami świadczących usługi w zakresie audytu. Współpracowaliśmy z Działem HR oraz Działem Rozwoju Rynku. Musieliśmy znaleźć wspólny mianownik między wewnętrznymi procedurami i standardami zakupowymi, a zewnętrznymi wymogami, narzuconymi przez unijne procedury projektowe. Poszukując odpowiednich hoteli kierowaliśmy się w dużej mierze kluczowymi dla nas lokalizacjami. Zależało nam na tym, by szkolenia odbywały się blisko naszych Browarów. Znalezienie ośrodka szkoleniowego w Warszawie nie jest problemem. Sytuacja zmienia się, gdy poszukujemy lokalizacji w Sierpcu, Brzesku czy Szczecinie.
Weselno – biesiadne utrudnienia
I tu pojawiał się niejednokrotnie problem: brak profesjonalnie wyposażonych sal konferencyjnych. Oferowano nam tzw. sale biesiadno-weselne, bez odpowiedniego nagłośnienia, sprzętu multimedialnego, właściwego oświetlenia. Wtedy uruchamialiśmy proces poszukiwań od początku. A harmonogram "efesowy" jest napięty…
Połączenie stawek unijnych ze standardami firmowymi
Znalezienia najlepszych rozwiązań dodatkowo nie ułatwiały nam ograniczenia naszego budżetu, przeznaczonego na realizację całego projektu. Największy problem stanowiły właśnie wysokie koszty wynajmu w pełni wyposażonych sal konferencyjnych. Negocjacje nie były proste Ogólna liczba szkoleń "rozbita" zgodnie z potrzebami na różne lokalizacje nie mogła stanowić konkretnej karty przetargowej Dodatkowo pamiętajmy o wymogu zachowania minimalnego terminu płatności, czego zwłaszcza w przypadku lokalnych, prywatnych hoteli nie było tak łatwo przeforsować. Często zdarzało się, że sam kontakt mailowy z niektórymi hotelami był utrudniony, a oferty docierały znacznie po terminie zwykłą pocztą.
Negocjując z trenerem
Równocześnie odbywał się proces briefowania rynku firm szkoleniowych. W tym przypadku ograniczenia naszego budżetu na cele szkoleniowe były jeszcze bardziej odczuwalne. Mając na względzie przede wszystkim prowadzenie szkoleń przez uznane, świadczące usługi najwyższej jakości firmy wielokrotnie zasiadaliśmy wspólnie za "negocjacyjnym stołem" Zdarzały się również sytuacje, gdy stroną negocjującą warunki współpracy po stronie firm szkoleniowych okazywali się trenerzy – specjaliści w dziedzinie negocjacji biznesowych. Niewątpliwie takie negocjacje były wyzwaniem i stanowiły bardzo ciekawe doświadczenie. Jakość świadczonych usług, zarówno w przypadku hoteli/ośrodków konferencyjnych, jak i samych firm szkoleniowych miałam i nadal mam okazję naocznie weryfikować, również jako zwykły uczestnik szkoleń. Z tym większym zaciekawieniem, zadowoleniem i niedającą się ukryć satysfakcją biorę w nich udział, mając jednocześnie świadomość, że wniosłam w ten proces swój "niemały wkład".